Hỏi tài liệu
Công ty bạn lưu quy định, quy trình và thông tin sản phẩm trong các kho tri thức: những bộ tài liệu mà Genie đọc và trích dẫn. Ví dụ, Contoso có các kho tri thức Nhân sự, Vận hành và Kinh doanh. Bài này hướng dẫn bạn tìm các kho tri thức mình có quyền đọc, xem tài liệu trong đó, và chỉ định cho Genie một kho tri thức hay một tài liệu cụ thể khi đặt câu hỏi.
Xem các kho tri thức bạn được đọc
- Bấm Tri thức trên thanh bên.
- Trang Tri thức liệt kê các kho tri thức bạn có quyền đọc, kèm Loại, Số mục, Trạng thái và thời điểm Cập nhật.
- Dùng các thẻ để thu hẹp danh sách: Tất cả, Yêu thích, Gần đây, Do tôi tạo và Được chia sẻ. Gõ vào ô Tìm kho tri thức để tìm theo tên.
Kho tri thức do đồng nghiệp trong workspace tạo nằm ở mục Workspace · Chỉ xem; kho tri thức được chia sẻ từ workspace khác nằm ở mục Được chia sẻ · Chỉ xem. Bấm biểu tượng ngôi sao (Thêm vào yêu thích) để đưa những kho bạn hay dùng vào thẻ Yêu thích.
Trạng thái cho biết kho tri thức đã sẵn sàng hay chưa: Sẵn sàng, hoặc chẳng hạn 2 đang xử lý khi Genie đang nạp tài liệu mới.
website-docs/public/screenshots/vi/knowledge-list.pngXem tài liệu trong một kho tri thức
- Trên trang Tri thức, bấm vào một kho tri thức. Thẻ Tài liệu mở ra.
- Tìm tài liệu:
- bấm vào một thư mục trong cây thư mục bên trái;
- gõ một phần tên tài liệu vào ô Tìm kiếm tên tài liệu...;
- bấm Bộ lọc để lọc theo loại tệp, trạng thái, nguồn, thẻ hoặc ngày;
- chuyển giữa Dạng lưới và Dạng danh sách, hoặc bấm Sắp xếp để đổi thứ tự.
- Bấm vào một tài liệu để mở phần chi tiết bên phải: Thông tin cơ bản (loại, nguồn, thẻ, ngày), Tóm tắt và nội dung. Chọn Xem trước để xem tệp đúng như bản gốc, hoặc Toàn văn để đọc phần văn bản.
Để biết một kho tri thức chứa gì và bạn được làm gì trong đó, bấm nút thông tin cạnh tên kho (Xem thông tin kho tri thức).
website-docs/public/screenshots/vi/kb-documents.pngHỏi một kho tri thức
Để chỉ hỏi trong một kho tri thức:
- Mở kho tri thức đó.
- Bấm Hỏi kho tri thức này.
- Hội thoại mới mở ra, với kho tri thức đó được chọn sẵn. Gõ câu hỏi, ví dụ "Các bước nhận hàng mát tại kho là gì?"
Chọn tri thức cho hội thoại
Thông thường, Genie tìm trong mọi kho tri thức bạn có quyền đọc. Để giới hạn hội thoại trong một vài kho:
- Trong ô soạn tin, bấm + (Thêm ảnh, tệp và công cụ).
- Di chuột vào Kho tri thức. Danh sách kèm ô đánh dấu sẽ mở ra.
- Đánh dấu các kho tri thức bạn muốn. Danh sách vẫn mở để bạn chọn nhiều kho.
- Mỗi kho đã chọn hiện thành một nhãn ở đầu ô soạn tin. Bấm × trên nhãn để gỡ.
Bạn cũng có thể gõ @ trong ô soạn tin. Danh sách sẽ mở ở nhóm agent; bấm ‹ (Quay lại tất cả các nhóm) rồi chọn Kho tri thức để chọn trong các kho tri thức của bạn.
website-docs/public/screenshots/vi/chat-pick-knowledge.pngNếu dòng kho tri thức hiện Agent này đã tắt, nghĩa là agent bạn chọn tự quyết định nguồn tri thức. Hãy chuyển về Genie hoặc hỏi quản trị viên.
Hỏi về một tài liệu cụ thể
- Trong ô soạn tin, gõ @ kèm một phần tên tài liệu, ví dụ
@sổ tay. - Các tài liệu khớp tên hiện trong danh sách ở nhóm Tệp, bên dưới các agent. Chọn tài liệu bạn cần. Để duyệt toàn bộ danh sách, bấm ‹ (Quay lại tất cả các nhóm) rồi chọn Tệp.
- Tài liệu hiện thành một nhãn ở đầu ô soạn tin.
- Gõ câu hỏi, ví dụ "Quy định trang phục ở văn phòng Hà Nội thế nào?", rồi gửi.
Genie sẽ trả lời dựa trên tài liệu đó. Bạn cũng có thể chọn một Thẻ để hỏi về mọi tài liệu gắn thẻ đó.
Lọc theo thông tin tài liệu
Một số kho tri thức mô tả tài liệu bằng các trường như chi nhánh, năm hay loại tài liệu. Khi bạn chọn kho tri thức như vậy, nút Bộ lọc xuất hiện trong ô soạn tin. Bấm nút đó (Lọc tài liệu) và điền giá trị bạn cần, ví dụ chi nhánh "Đà Nẵng". Genie sẽ chỉ tìm trong những tài liệu khớp.
Vì sao bạn không thấy một tài liệu
Trong công ty, không phải ai cũng được đọc mọi tài liệu, và Genie tuân thủ điều đó. Bạn có thể không thấy một tài liệu, hoặc Genie không dùng tài liệu đó để trả lời, vì những lý do sau:
- Kho tri thức chưa được chia sẻ với bạn. Mỗi kho tri thức có danh sách người đọc riêng.
- Tài liệu bị giới hạn. Trong một kho tri thức, từng tài liệu, thư mục hay thẻ có thể chỉ dành cho một số người, ví dụ phòng Nhân sự. Nếu bạn không thuộc nhóm đó, bạn sẽ không thấy tài liệu ở bất cứ đâu: không có trong danh sách, trong kết quả tìm kiếm hay trong câu trả lời.
- Tài liệu giữ nguyên quyền truy cập từ nguồn. Tệp đồng bộ từ SharePoint, OneDrive hay Microsoft Teams có thể giữ nguyên quyền gốc: bạn chỉ thấy các tệp này trên Genie nếu mở được chúng ở nơi lưu gốc.
- Quyền truy cập đã đến ngày kết thúc. Quyền tạm thời sẽ hết hiệu lực vào ngày kết thúc.
- Tài liệu vẫn đang được xử lý, hoặc đang chờ duyệt.
Nếu bạn có quyền xem một tài liệu bị giới hạn, tài liệu đó sẽ có nhãn Giới hạn (Chỉ một số thành viên xem được tài liệu này). Trong phần chi tiết, mục Quyền xem ghi Tài liệu bị giới hạn: chỉ một số thành viên xem được, và bạn là một trong số đó.
Nên hỏi ai? Genie không có nút "xin quyền truy cập". Nếu bạn nghĩ mình cần xem một tài liệu, hãy hỏi người tạo kho tri thức hoặc quản trị viên workspace; Chỉ người tạo kho tri thức và quản trị viên workspace đổi được ai xem tài liệu. Với tài liệu đồng bộ từ SharePoint hay Teams, hãy hỏi người quản lý site hoặc nhóm đó.
Lưu ý
- Người xem thì đọc, người đóng góp thì tạo. Với vai trò Người xem, bạn có thể đọc và đặt câu hỏi. Với vai trò Người đóng góp, bạn còn có thể tạo kho tri thức riêng (Tạo kho tri thức) và tải tài liệu lên đó. Xem Kho tri thức.
- Tải tệp gốc về là quyền của người đóng góp trở lên; với kho tri thức được chia sẻ, chỉ người có quyền sửa mới tải được. Người xem chỉ xem trước được, không tải về được.
- Lưu câu trả lời thành tài liệu. Bấm Thêm vào kho tri thức dưới câu trả lời để lưu câu hỏi và câu trả lời vào kho tri thức mà bạn có quyền sửa.
- Tài liệu mới cần chút thời gian. Genie chỉ tìm được tài liệu sau khi nạp xong; trước đó, tài liệu có trạng thái Đang xử lý.
- Tệp bạn gửi trong hội thoại không được đưa vào kho tri thức. Tệp đính kèm chỉ được dùng trong hội thoại đó. Xem Tệp đính kèm và tệp đã tạo.
Trang liên quan
- Nguồn và trích dẫn
- Tệp đính kèm và tệp đã tạo
- Kho tri thức (dành cho quản trị viên)
- Phân quyền tài liệu (dành cho quản trị viên)