Tổng quan quản trị

Hướng dẫn này dành cho người vận hành Genie trong công ty: chủ sở hữu và quản trị viên của một workspace, cùng quản trị viên hệ thống của công ty. Mỗi cài đặt đều kèm mô tả thành viên trong workspace sẽ thấy gì. Nhà cung cấp Genie lưu trữ và vận hành Genie cho bạn, nên bạn không phải tự cài đặt, nâng cấp hay sao lưu. Hãy bắt đầu từ bài này để nắm các vai trò, cách tổ chức workspace và nơi đặt từng cài đặt.

Ai làm việc gì

Mỗi nhóm người phụ trách một phần việc khác nhau:

Ai	Ví dụ ở Contoso	Phụ trách
Thành viên (Người xem và Người đóng góp)	Võ Nam (kinh doanh), Hoàng Thu (nhân sự)	Không phải cấu hình gì: họ trò chuyện với Genie, đọc kho tri thức và dùng agent. Người đóng góp còn tạo được kho tri thức và agent. Cài đặt của họ chỉ chứa tài khoản của chính họ.
Chủ sở hữu và quản trị viên workspace	Phạm Linh (chủ sở hữu), Lê Minh (IT, quản trị viên)	Một workspace: thành viên, kho tri thức, nguồn dữ liệu, agent, Công cụ, kênh nhắn tin và tích hợp của workspace đó. Ở Tính năng, họ có thể tắt tìm trên web và chạy mã cho workspace của mình.
Quản trị viên hệ thống	Lê Minh, người cũng quản lý Microsoft 365 của Contoso	Những gì áp dụng cho cả công ty, đặt một lần cho mọi workspace: mô hình, cách Genie trả lời (giới hạn, bộ nhớ dài hạn, tìm kiếm), tìm trên web, bảo vệ dữ liệu, chạy mã và hạn mức chi phí; cùng tài khoản người dùng, đăng nhập, các workspace và cây tổ chức, email, mạng và chống virus. Một vài mục được đặt cho từng workspace, như truy cập theo mạng và sandbox.
Nhà cung cấp Genie của bạn	Đơn vị lưu trữ và vận hành Genie	Máy chủ, cập nhật, sao lưu, lưu trữ và các hệ thống xử lý tài liệu chạy phía sau

Nếu một việc trong hướng dẫn này cần thay đổi phía máy chủ, bài viết sẽ ghi rõ và nhắc bạn liên hệ nhà cung cấp Genie.

Vai trò

Mỗi người trong workspace có một trong bốn vai trò. Một người có thể tham gia nhiều workspace và giữ vai trò khác nhau ở mỗi nơi: Lê Minh có thể là Quản trị viên trong Contoso Việt Nam nhưng chỉ là Người xem trong workspace của phòng ban khác.

Người đó được làm gì	Người xem	Người đóng góp	Quản trị viên	Chủ sở hữu
Trò chuyện với Genie, đọc kho tri thức và tài liệu mình có quyền xem, chạy các agent được mở cho mình	✓	✓	✓	✓
Xem thông tin workspace và những ai đang tham gia (Thông tin workspace, Thành viên)	–	–	✓	✓
Tạo kho tri thức và agent, quản lý những thứ do mình tạo (tải lên, sửa, xóa, chia sẻ)	–	✓	✓	✓
Quản lý mọi kho tri thức và agent trong workspace, kể cả tài liệu bị giới hạn	–	–	✓	✓
Kết nối nguồn dữ liệu (SharePoint, máy chủ tệp, hộp thư, website)	–	–	✓	✓
Cấu hình workspace: tắt tìm trên web và chạy mã (Tính năng), Cơ sở dữ liệu, kỹ năng và dịch vụ MCP, kênh nhắn tin, tiện ích website, máy chủ MCP, CLI, trợ lý mặc định	–	–	✓	✓
Đặt thuộc tính thành viên (ví dụ `department = HR`), xem Phân tích, Sử dụng & chi phí và nhật ký kiểm toán của workspace	–	–	✓	✓
Tạo và tham gia Không gian chung với các workspace khác	–	–	✓	✓
Mời và xóa thành viên, đổi vai trò, đặt ngày hết quyền truy cập cho từng người	–	–	–	✓
Quản lý khóa API của workspace (API), đổi tên workspace, xóa workspace	–	–	–	✓

Ngoài bảng trên, còn vài quy tắc sau:

Ai tạo thì người đó quản lý. Với kho tri thức và agent do mình tạo, Người đóng góp có quyền như quản trị viên; với của người khác, họ chỉ có quyền như Người xem.
Chỉ Chủ sở hữu quản lý thành viên. Quản trị viên không thể mời, xóa hay đổi vai trò của người khác. Nếu muốn đội IT lo việc quản lý thành viên, hãy giao vai trò Chủ sở hữu cho người phụ trách bên IT, hoặc nhờ quản trị viên hệ thống ánh xạ nhóm Microsoft Entra ID sang vai trò để danh sách thành viên tự cập nhật theo nhóm (xem Thành viên và đăng nhập).
Workspace luôn phải có Chủ sở hữu. Chủ sở hữu cuối cùng không thể rời đi, bị xóa hay bị hạ vai trò; hãy nâng một người khác lên Chủ sở hữu trước.
Phân quyền tài liệu thu hẹp phạm vi mà vai trò cho phép. Người xem có quyền đọc một kho tri thức vẫn chỉ thấy những tài liệu mà phân quyền tài liệu cho phép. Quản trị viên và Chủ sở hữu luôn thấy toàn bộ để quản lý nội dung.
Có thể giới hạn agent. Người tạo agent hoặc Quản trị viên có thể giới hạn những người được chạy agent, theo vai trò hoặc theo từng người (xem Agent và trợ lý mặc định).
Quản trị viên chỉ thấy số liệu, không đọc hội thoại. Phân tích chỉ hiện số đếm. Quản trị viên chỉ đọc được câu hỏi và câu trả lời của một thành viên khi chính thành viên đó gửi kèm lúc đánh giá Chưa hữu ích (xem Quản trị viên thấy được gì).
Cài đặt chung của công ty thuộc về quản trị viên hệ thống. Mô hình, cách Genie trả lời, tìm trên web, bảo vệ dữ liệu, chạy mã và hạn mức chi phí được đặt một lần cho mọi workspace; truy cập theo mạng và sandbox của từng workspace cũng do quản trị viên hệ thống đặt. Quản trị viên và Chủ sở hữu workspace chỉ việc dùng; điều duy nhất họ thay đổi được là tắt tìm trên web và chạy mã cho workspace của mình, ở Tính năng (xem bên dưới).

Quản trị viên hệ thống

Quản trị viên hệ thống không phải là một vai trò trong workspace. Vai trò này mở ra nhóm Quản trị hệ thống trong Cài đặt, nơi quản trị viên hệ thống thiết lập một lần cho mọi workspace:

mô hình, ở Quản lý mô hình và Danh mục mô hình: các workspace không tự kết nối mô hình riêng;
cách Genie trả lời, ở Trợ lý & hội thoại: giới hạn và định tuyến của Genie, bộ nhớ dài hạn, tìm trong tin nhắn và cài đặt tìm kiếm;
tìm trên web, ở Tìm trên web: Genie Search, có cho Genie tìm trên web hay không và tìm như thế nào;
bảo vệ dữ liệu, ở Bảo vệ dữ liệu: mô hình nào được nhận nội dung từ kho tri thức nhạy cảm, mô hình dự phòng, che dữ liệu cá nhân và các vi phạm;
chạy mã, ở Sandbox: Genie và các agent có được chạy mã hay không (Chạy mã trong mọi workspace);
hạn mức chi phí, ở Sử dụng & chi phí: Hạn mức mặc định cho mỗi thành viên của cả công ty và hạn mức hằng tháng của từng workspace;
tài khoản và nền tảng, ở Cài đặt hệ thống, Người dùng, Workspace, Email, Phương thức đăng nhập, Mạng và chống virus, Khóa API nền tảng và Nhật ký kiểm toán.

Khi một workspace cần giá trị khác ở Trợ lý & hội thoại, Tìm trên web, Bảo vệ dữ liệu hoặc Sandbox, quản trị viên hệ thống thêm workspace đó vào mục Workspace có cài đặt riêng của trang tương ứng. Workspace đó sẽ giữ giá trị riêng khi giá trị của công ty thay đổi.

Tìm trên web và chạy mã được bật, tắt theo hai tầng. Khi quản trị viên hệ thống tắt một tính năng, tính năng đó tắt ở mọi workspace và quản trị viên workspace không bật lại được. Khi tính năng đang bật, Quản trị viên và Chủ sở hữu của từng workspace vẫn có thể tắt cho workspace của mình, ở Cài đặt → Workspace → Tính năng.

Cài đặt → Tính năng: tìm trên web và chạy mã cho mọi người trong workspace

Một vài cài đặt chỉ áp dụng cho từng workspace:

Ở Sandbox (nơi chạy mã), Cơ sở dữ liệu vector và Lưu trữ, cũng như ở mục Dịch vụ tìm kiếm của một workspace trong trang Tìm trên web, hãy chọn workspace ở ô Workspace trước. Bạn không cần chuyển sang workspace đó.
Truy cập theo mạng của một workspace nằm ở trang Thông tin workspace của workspace đó, nên hãy đặt khi đang làm việc trong workspace đó (xem Mạng và chống virus).

Quản trị viên hệ thống có thể cấp vai trò này cho người dùng khác (xem Quản trị viên hệ thống). Quản trị viên hệ thống không mặc nhiên là thành viên của mọi workspace: muốn làm việc với kho tri thức, agent và thành viên của một workspace, bạn vẫn cần có vai trò trong workspace đó. Xem Quản trị hệ thống.

Workspace

Workspace là khu vực riêng của một nhóm trong Genie: có thành viên, kho tri thức, agent, hội thoại và cài đặt riêng. Người ở workspace này không bao giờ thấy nội dung của workspace khác, trừ khi nội dung đó được chủ động chia sẻ. Contoso tạo một workspace cho mỗi phòng ban, ví dụ Contoso Việt Nam cho trụ sở chính và một workspace riêng cho từng chi nhánh.

Để chuyển workspace, mở menu tài khoản (tên của bạn ở cuối thanh bên) và chọn workspace trong mục Chuyển workspace. Vai trò của bạn ở từng workspace hiển thị ngay cạnh tên.
Để tạo workspace, chọn Tạo workspace mới trong cùng menu đó. Bạn sẽ là Chủ sở hữu của workspace mới. Quản trị viên hệ thống có thể tắt tính năng này để mọi người chỉ vào workspace qua lời mời.
Để xem thông tin workspace, mở Cài đặt → Thông tin workspace: trang này hiển thị ID workspace, tên, mô tả và dung lượng đã dùng. Chủ sở hữu sửa được tên, mô tả và có thể xóa workspace ở cuối trang. Quản trị viên hệ thống còn đặt Truy cập theo mạng tại đây, để chỉ cho phép dùng workspace từ mạng văn phòng và VPN; Quản trị viên và Chủ sở hữu không thấy mục này (xem Mạng và chống virus).

Người tự đăng ký và tạo workspace đầu tiên sẽ đi qua vài bước thiết lập ngắn, bắt đầu bằng Chào mừng đến với Genie, …: Genie làm được gì, trong đó có Riêng tư và an toàn (hội thoại được mã hóa và quản trị viên không đọc được; xem Quyền riêng tư), sau đó là tên workspace, mục tiêu và lời mời đồng nghiệp.

Bước đầu tiên khi thiết lập một workspace mới

Workspace mới hiển thị danh sách việc cần làm Hoàn tất thiết lập Contoso Việt Nam trên Trang chủ (tạo workspace, thêm tài liệu, mời đồng nghiệp, đặt câu hỏi đầu tiên; bước mời đồng nghiệp chỉ hiện với Chủ sở hữu). Không có bước kết nối mô hình: quản trị viên hệ thống chia sẻ mô hình cho mọi workspace. Danh sách tự ẩn khi bạn làm xong các bước, hoặc khi bạn bấm Ẩn.

Phòng ban lồng nhau

Các workspace có thể xếp thành cây giống sơ đồ tổ chức, ví dụ Contoso Việt Nam → Chi nhánh Đà Nẵng → Kho Đà Nẵng. Chỉ quản trị viên hệ thống dựng cây này, ở Quản trị hệ thống → Workspace. Cây chỉ có tác dụng khi quản trị viên hệ thống bật những gì workspace cha truyền xuống các workspace bên dưới:

quản trị viên của workspace cha chia sẻ được kho tri thức và agent xuống mọi workspace bên dưới, ở chế độ chỉ đọc;
quản trị viên (hoặc chủ sở hữu) của workspace cha có cùng vai trò đó ở mọi workspace bên dưới mà không cần được thêm làm thành viên;
Phân tích và Sử dụng & chi phí của workspace cha có thể gộp cả các workspace bên dưới;
hạn mức chi phí hằng tháng của workspace cha cũng là trần cho các workspace bên dưới.

Quản trị viên và Chủ sở hữu xem vị trí workspace của mình ở Cài đặt → Thông tin workspace → Vị trí trong cây tổ chức. Cách thiết lập có trong Quản trị hệ thống.

Không gian chung

Để chia sẻ kho tri thức hoặc agent với một workspace không nằm bên dưới workspace của bạn trong cây, hãy dùng Không gian chung trên thanh bên. Quản trị viên tạo một không gian chung, mời các workspace khác vào, rồi người tạo kho tri thức hoặc Quản trị viên chia sẻ nội dung vào đó. Chia sẻ không bao giờ nâng vai trò của bất kỳ ai: người ở workspace khác đọc nội dung được chia sẻ với đúng quyền mà lượt chia sẻ cho phép, và phân quyền tài liệu vẫn áp dụng. Xem Phân quyền tài liệu.

Cài đặt nằm ở đâu

Phần lớn cài đặt nằm trong Cài đặt: mở menu tài khoản ở cuối thanh bên và chọn Cài đặt. Cột bên trái liệt kê các nhóm dưới đây; mỗi người chỉ thấy những mục mà vai trò của mình cho phép.

Nhóm	Mục	Ai thấy
Tài khoản	Chung, Hồ sơ, Bộ nhớ của tôi, Biến bí mật sandbox (ở nơi có sandbox)	Mọi người, cho tài khoản của chính mình
Workspace	Thông tin workspace, Thành viên, Tính năng, Phân tích	Quản trị viên và Chủ sở hữu (chỉ Chủ sở hữu thay đổi thành viên)
Phát hành & tích hợp	Kênh nhắn tin, Tiện ích website, Máy chủ MCP, CLI	Quản trị viên và Chủ sở hữu
	API	Chủ sở hữu
Quản trị hệ thống	Quản lý mô hình, Danh mục mô hình, Trợ lý & hội thoại, Tìm trên web, Bảo vệ dữ liệu, Cơ sở dữ liệu vector, Lưu trữ, Sandbox, Cài đặt hệ thống, Người dùng, Workspace, Sử dụng & chi phí, Email, Phương thức đăng nhập, Mạng và chống virus, Hàng đợi tác vụ, Khóa API nền tảng, Nhật ký kiểm toán, Phiên bản	Quản trị viên hệ thống

Thành viên (Người xem và Người đóng góp) chỉ thấy nhóm Tài khoản và không thấy mục Công cụ trên thanh bên. Họ chỉ việc dùng Genie.
Quản trị viên và Chủ sở hữu quản lý workspace của mình ở nhóm Workspace, nhóm Phát hành & tích hợp và từ thanh bên (xem bên dưới). Ở Tính năng, họ bật hoặc tắt Tìm trên web và Chạy mã cho mọi người trong workspace. Công tắc bị làm mờ kèm dòng "Đã bị quản trị viên hệ thống tắt." nghĩa là công ty đã tắt tính năng đó. Phân tích còn có thẻ Sử dụng & chi phí và thẻ Định tuyến; ở thẻ Định tuyến, quản trị viên rà soát những câu hỏi Genie đã chuyển nhầm chỗ (xem Rà soát câu hỏi định tuyến nhầm).
Quản trị viên hệ thống đặt những gì áp dụng cho mọi workspace ở nhóm Quản trị hệ thống (xem Quản trị viên hệ thống). Khi quản trị viên workspace bấm một lối tắt tới các trang này, ví dụ từ trình chỉnh sửa agent hay cài đặt của kho tri thức, Genie sẽ nhắc họ liên hệ quản trị viên hệ thống.

Cơ sở dữ liệu vector, Lưu trữ và Hàng đợi tác vụ do nhà cung cấp Genie quản lý, ở những hệ thống có hiển thị các trang này. Hãy giữ nguyên trừ khi nhà cung cấp đề nghị thay đổi.

Các phần còn lại được quản lý ngay tại nơi chứa nội dung, mở từ thanh bên:

Thanh bên	Bạn quản lý gì ở đó	Trang
Tri thức	Kho tri thức, tài liệu, thư mục, thẻ, nguồn dữ liệu, phân quyền tài liệu	Kho tri thức, Nguồn dữ liệu, Phân quyền tài liệu
Agent	Agent, hướng dẫn, tri thức và công cụ của agent, ai được chạy agent; cài đặt riêng của Genie (Cài đặt trợ lý mặc định, trong menu Thao tác khác của Genie)	Agent và trợ lý mặc định
Công cụ (Quản trị viên và Chủ sở hữu)	Kỹ năng, dịch vụ MCP và Cơ sở dữ liệu mà agent dùng được	Sandbox và kỹ năng, Agent và trợ lý mặc định, Cơ sở dữ liệu và Power BI
Không gian chung	Chia sẻ kho tri thức và agent với workspace khác	Phân quyền tài liệu

Thiết lập một workspace

Thứ tự thường gặp khi dựng workspace cho một phòng ban mới, lấy Contoso làm ví dụ:

Đăng nhập. Quản trị viên hệ thống kết nối Genie với Microsoft Entra ID (contoso.test) để mọi người đăng nhập bằng tài khoản Microsoft, và ánh xạ các nhóm Entra như Contoso-HR sang vai trò trong workspace. Xem Thành viên và đăng nhập.
Thành viên. Chủ sở hữu mời những người còn lại và giao vai trò cho từng người. Quản trị viên thêm thuộc tính như department = HR hoặc branch = Đà Nẵng khi tài liệu hay số liệu phụ thuộc vào chúng.
Tri thức. Tạo các kho tri thức cho những chủ đề mọi người sẽ hỏi (Nhân sự, Vận hành, Kinh doanh) và tải tài liệu lên. Xem Kho tri thức.
Nguồn dữ liệu. Giữ kho tri thức đồng bộ với các hệ thống sẵn có: trang SharePoint "Contoso HR", máy chủ tệp \\files.contoso.test\Operations. Xem Nguồn dữ liệu.
Phân quyền. Giới hạn quyền xem các thư mục nhạy cảm, như thang lương, cho đúng những người cần. Xem Phân quyền tài liệu.
Số liệu kinh doanh. Kết nối Contoso ERP để mọi người hỏi về doanh số và tồn kho. Xem Cơ sở dữ liệu và Power BI.
Agent. Thiết lập trợ lý mặc định và các agent như Trợ lý nhân sự, Trợ lý kinh doanh. Xem Agent và trợ lý mặc định.
Kênh. Đưa Genie vào Microsoft Teams, Zalo hoặc mạng nội bộ. Xem Teams, Zalo và tiện ích website.
Theo dõi. Xem mức sử dụng, đánh giá và tri thức còn thiếu để biết cần cải thiện gì. Xem Mức sử dụng, phân tích và nhật ký kiểm toán.

Lưu ý

Máy chủ Genie kiểm tra vai trò ở mọi yêu cầu. Dữ liệu của bạn được bảo vệ nhờ vai trò và phân quyền tài liệu, chứ không phải nhờ ẩn nút bấm.
Vai trò áp dụng theo từng workspace. Xóa một người khỏi workspace này không ảnh hưởng đến các workspace khác hay tài khoản của họ; vô hiệu hóa tài khoản là việc của quản trị viên hệ thống.
Không đặt được ngày hết quyền cho Chủ sở hữu. Hãy dùng ngày hết quyền cho thành viên tạm thời như kiểm toán viên hoặc cộng tác viên.
Bạn không thể hoàn tác thao tác xóa workspace trong ứng dụng. Thành viên mất quyền truy cập kho tri thức, agent và khóa API của workspace ngay lập tức.
Khi một Người đóng góp nghỉ việc, kho tri thức và agent họ tạo vẫn ở lại workspace; Quản trị viên và Chủ sở hữu tiếp tục quản lý được.
Trang Thành viên có phần tóm tắt ngắn Quyền theo vai trò, nêu đúng các quy tắc trên, tiện để giới thiệu cho quản trị viên mới.

Tổng quan quản trị ​

Ai làm việc gì ​

Vai trò ​

Quản trị viên hệ thống ​

Workspace ​

Phòng ban lồng nhau ​

Không gian chung ​

Cài đặt nằm ở đâu ​

Thiết lập một workspace ​

Lưu ý ​

Trang liên quan ​