Quyền riêng tư và lưu giữ dữ liệu

Bài này giải thích Genie lưu những gì về người dùng và lưu trong bao lâu: hội thoại được giữ bao lâu, bộ nhớ dài hạn ghi nhớ gì, cách một người lấy bản sao dữ liệu của mình hoặc yêu cầu xóa dữ liệu, và Genie gửi những email nào. Hãy đọc bài này khi bạn đặt quy định lưu giữ dữ liệu của công ty, xử lý yêu cầu về dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP hoặc quy định tương tự, hoặc thiết lập email gửi đi. Quản trị viên hệ thống phụ trách các mục sau cho cả công ty: thời hạn lưu giữ và bộ nhớ dài hạn của mọi workspace, yêu cầu về dữ liệu cá nhân và email gửi đi. Quản trị viên và Chủ sở hữu workspace không còn tự đổi thời hạn lưu giữ hay bộ nhớ dài hạn.

Thời hạn lưu giữ hội thoại

Genie xóa các hội thoại không có hoạt động nào trong một khoảng thời gian nhất định. Quản trị viên hệ thống đặt thời hạn này cho mọi workspace: thời hạn mặc định và, nếu cần, thời hạn tối đa (xem Giới hạn của nền tảng). Quản trị viên workspace không còn tự chọn thời hạn riêng. Nếu trước đây quản trị viên workspace đã chọn thời hạn riêng, workspace đó vẫn giữ thời hạn ấy, nhưng không vượt quá thời hạn tối đa.

Mọi thành viên đều thấy thời hạn đang áp dụng cho workspace của mình ở trang Hồ sơ, mục Dữ liệu của bạn.

Lần dọn dẹp hằng ngày xóa vĩnh viễn:

• mọi hội thoại trong workspace có lần hoạt động gần nhất (câu hỏi, lần đổi tên hoặc ghim gần nhất, hay tin nhắn mới nhất) đã quá thời hạn;
• kèm theo tin nhắn, tệp đính kèm, ảnh đã dán, tệp do Genie tạo và sandbox của hội thoại (nếu vẫn đang chạy);
• các đánh giá câu trả lời trong hội thoại đó, nên các đánh giá này cũng không còn trong báo cáo Phân tích.

Genie dọn dẹp cả hội thoại đã ghim (ghim không phải là lệnh giữ dữ liệu phục vụ pháp lý), hội thoại trong Đã xóa gần đây, và hội thoại từ Teams, Zalo, widget trên website và khóa API. Quá trình dọn dẹp không bao giờ xóa tài liệu trong kho tri thức (tài liệu có quy định rà soát và hết hiệu lực riêng, xem Kho tri thức) và không ảnh hưởng tới bộ nhớ dài hạn.

Cảnh báo

Dữ liệu bị xóa trong lần dọn dẹp sẽ mất vĩnh viễn, không đi qua Đã xóa gần đây. Trước khi rút ngắn thời hạn mặc định hoặc thời hạn tối đa, hãy xuất những gì cần giữ, ví dụ hội thoại của người đang thuộc diện giữ dữ liệu phục vụ pháp lý (xem Dữ liệu cá nhân).

Sau mỗi lần dọn dẹp, nhật ký kiểm toán của workspace ghi Đã xoá hội thoại hết hạn kèm số lượng, người thực hiện là Hệ thống. Mỗi lần đổi thời hạn mặc định hoặc tối đa, Nhật ký kiểm toán của nền tảng ghi Đã thay đổi cài đặt hệ thống.

Giới hạn của nền tảng

Quản trị viên hệ thống đặt ba giá trị áp dụng cho mọi workspace. Mở Cài đặt → Cài đặt hệ thống (trong nhóm Quản trị hệ thống) và chọn thẻ Bảo mật & quyền riêng tư:

Cài đặt	Tác dụng
Thời hạn lưu giữ hội thoại mặc định (ngày)	Thời hạn áp dụng cho mọi workspace, trừ workspace vẫn giữ thời hạn do quản trị viên workspace chọn trước đây. Mặc định 365 (một năm); 0 là không bao giờ xóa
Thời hạn lưu giữ hội thoại tối đa (ngày)	Thời gian dài nhất một workspace được giữ hội thoại không hoạt động, kể cả workspace vẫn giữ tùy chọn Không bao giờ xoá từ trước. Workspace có thời hạn ngắn hơn thì vẫn giữ nguyên thời hạn đó. 0 là không giới hạn; tối đa 3650
Số ngày có thể khôi phục hội thoại đã xóa	Số ngày hội thoại đã xóa nằm trong Đã xóa gần đây. Mặc định 30; 0 là xóa vĩnh viễn ngay; tối đa 365

Thời hạn áp dụng cho một workspace là giá trị ngắn hơn giữa thời hạn mặc định (hoặc thời hạn workspace vẫn giữ) và thời hạn tối đa của nền tảng:

Mặc định, hoặc thời hạn workspace vẫn giữ	Tối đa của nền tảng	Áp dụng
Mặc định một năm	Không có	365 ngày
Không bao giờ xóa	Không có	Không xóa gì
Không bao giờ xóa	365 ngày	365 ngày
730 ngày	365 ngày	365 ngày
30 ngày	365 ngày	30 ngày

Khi bạn hạ thời hạn tối đa, trang sẽ yêu cầu xác nhận vì lần dọn dẹp tiếp theo sẽ xóa các hội thoại cũ hơn ở mọi workspace.

Đã xóa gần đây

Khi ai đó xóa một hội thoại, hội thoại đó chuyển vào Đã xóa gần đây (ở cuối thanh bên). Hội thoại không còn hiện trong danh sách, kết quả tìm kiếm và với những người được chia sẻ, nhưng chủ hội thoại vẫn có thể Khôi phục trong 30 ngày, hoặc theo số ngày cài đặt trên nền tảng. Sau thời gian đó, lần dọn dẹp hằng ngày sẽ xóa vĩnh viễn hội thoại. Chủ hội thoại cũng có thể Xóa vĩnh viễn từng hội thoại, hoặc Xóa vĩnh viễn tất cả. Xem Hội thoại.

• Hội thoại thuộc Teams, Zalo, widget trên website hoặc khóa API không có Đã xóa gần đây: xóa là mất vĩnh viễn ngay. Quản trị viên và Chủ sở hữu xóa hội thoại của widget trên website từ thanh bên, và hộp xác nhận có ghi rõ điều này; một ứng dụng tự xóa hội thoại API của chính nó. Hội thoại trên Teams và Zalo không hiện trong Genie nên không ai xóa chúng ở đó: thời hạn lưu giữ sẽ xóa (xem Ai đọc được hội thoại trên các kênh).
• Thời hạn lưu giữ vẫn áp dụng: hội thoại đã xóa mà quá thời hạn lưu giữ sẽ bị xóa ở lần dọn dẹp kế tiếp, kể cả khi vẫn còn trong thời gian khôi phục.
• Nhật ký kiểm toán của workspace ghi Đã xóa vĩnh viễn hội thoại và Đã xoá hẳn hội thoại trong mục đã xóa.

Bộ nhớ dài hạn

Với bộ nhớ dài hạn, Genie ghi nhớ những gì thành viên chia sẻ qua nhiều hội thoại: họ là ai, cách họ thích làm việc, các thông tin ít thay đổi và công việc họ đang làm. Tính năng này tắt cho đến khi quản trị viên hệ thống bật, vì bộ nhớ lưu lại những gì người dùng nói. Mỗi thành viên có bộ nhớ riêng và có thể tự xem, sửa, xóa hoặc tắt bộ nhớ trong Bộ nhớ của tôi (xem Bộ nhớ).

Cách thiết lập (dành cho quản trị viên hệ thống):

1. Mở Cài đặt → Trợ lý & hội thoại (trong nhóm Quản trị hệ thống) rồi kéo xuống phần Bộ nhớ dài hạn.
2. Bật công tắc Bật bộ nhớ dài hạn cho workspace này. Trên trang này, công tắc áp dụng cho mọi workspace.
3. Trong Cách ghi nhớ, chọn:
   • Chỉ khi được yêu cầu: Genie chỉ ghi lại những gì thành viên yêu cầu ghi nhớ, cùng các mục thêm thủ công. Không tốn thêm lượt gọi mô hình.
   • Tự động chắt lọc: sau mỗi hội thoại, Genie gọi mô hình thêm một lần ở chế độ nền để chọn ra những gì đáng giữ.
4. Với Tự động chắt lọc, bạn có thể đặt thêm Mô hình chắt lọc (để trống thì dùng model cho tác vụ nền, tức mô hình trò chuyện rẻ nhất trừ khi bạn đã chọn mô hình khác), Quy tắc chắt lọc tùy chỉnh như "không bao giờ ghi lại tên khách hàng", và Số câu hỏi để một chủ đề thành mối quan tâm.
5. Xem lại các cài đặt khác:
   • Khớp ký ức theo ngữ nghĩa giúp tìm ra ký ức kể cả khi người dùng diễn đạt khác đi. Tính năng này dùng Mô hình embedding cho ký ức mà bạn chọn; để trống thì chỉ khớp theo từ ngữ.
   • Dùng ký ức khi truy xuất cho phép bộ nhớ giúp Genie hiểu câu hỏi và xếp hạng tài liệu, chứ không chỉ bổ sung ngữ cảnh cho câu trả lời.
   • Số ký ức tối đa mỗi thành viên giới hạn số ký ức đang dùng của mỗi người. Khi vượt quá, Genie lưu trữ các ký ức ít quan trọng nhất; người dùng vẫn thấy chúng trong Bộ nhớ của tôi.

Trang tự lưu từng thay đổi ngay khi bạn chỉnh và áp dụng cho mọi workspace, kể cả workspace tạo sau này. Workspace nào cần cài đặt bộ nhớ riêng thì đặt ở khung Workspace có cài đặt riêng (xem Trợ lý và hội thoại). Quản trị viên workspace không còn trang Bộ nhớ dài hạn; khi mở liên kết cũ tới trang đó, quản trị viên hệ thống được chuyển tới Trợ lý & hội thoại, còn người khác sẽ thấy lời nhắc liên hệ quản trị viên hệ thống.

• Bộ nhớ không bao giờ mở rộng phạm vi một người được đọc: quyền trên kho tri thức và tài liệu vẫn áp dụng như cũ.
• Mỗi agent có công tắc Bộ nhớ dài hạn riêng trong cài đặt, nên bạn có thể không cho một agent cụ thể dùng bộ nhớ.
• Thời hạn lưu giữ hội thoại không xóa bộ nhớ. Bộ nhớ của một người chỉ mất khi chính họ xóa, hoặc khi quản trị viên hệ thống xóa dữ liệu của họ (xem Dữ liệu cá nhân).
• Mỗi lần chắt lọc ký ức là một lượt gọi mô hình và được tính vào Sử dụng & chi phí.

Dữ liệu cá nhân

Mỗi người có thể tự tải dữ liệu của mình. Quản trị viên hệ thống xử lý các yêu cầu xóa dữ liệu của một người.

Người dùng tự tải dữ liệu của mình

1. Mở Cài đặt → Hồ sơ.
2. Trong mục Dữ liệu của bạn, bấm Tải dữ liệu của tôi.

Tệp ZIP gồm hồ sơ của người đó, mọi hội thoại họ sở hữu kèm tin nhắn (kể cả hội thoại đã xóa nhưng vẫn còn lưu), bộ nhớ dài hạn ở từng workspace và những tệp họ đã tải lên trong hội thoại mà Genie vẫn còn lưu. Tệp manifest.json trong bản xuất cho biết có phần nào bị bỏ qua do vượt giới hạn dung lượng hay không. Bản xuất cố ý loại bỏ các đoạn trích từ tài liệu của người khác, hội thoại thuộc Teams, Zalo, widget hoặc khóa API, tài liệu trong kho tri thức, và mọi mật khẩu, khóa, thông tin bí mật. Mỗi người chỉ chạy được một bản xuất tại một thời điểm; nếu máy chủ đang bận, hãy thử lại sau vài phút. Nhật ký kiểm toán hệ thống ghi mỗi lần tải là Người dùng đã tải dữ liệu cá nhân.

Yêu cầu do quản trị viên hệ thống xử lý

Mở Cài đặt → Người dùng (trong nhóm Quản trị hệ thống) và mở menu ⋯ ở cuối dòng của người đó:

• Xuất dữ liệu… tải về đúng tệp ZIP như trên cho người đó, khi có yêu cầu pháp lý hoặc khi một người nghỉ việc. Thành viên cần tin rằng quản trị viên không đọc những gì họ hỏi Genie, nên việc xuất dữ liệu không bao giờ diễn ra âm thầm (xem Xuất dữ liệu của một người).
• Xoá hội thoại… xóa vĩnh viễn mọi hội thoại người đó sở hữu ở mọi workspace (kể cả hội thoại đã xóa), kèm tin nhắn, tệp đính kèm, ảnh đã dán, tệp được tạo ra và dữ liệu chỉ mục tìm kiếm, cùng toàn bộ bộ nhớ dài hạn của họ. Để xác nhận, nhập email của người đó rồi bấm Xoá vĩnh viễn. Genie vẫn giữ tài khoản, tư cách thành viên trong các workspace, cùng các kho tri thức, tài liệu và agent người đó đã tạo. Nhật ký ghi thao tác này là Đã xoá hội thoại của người dùng. Nếu còn phần chưa xóa được, trang sẽ báo; khi đó hãy chạy lại để hoàn tất.

Thông thường, bạn xử lý một yêu cầu theo thứ tự sau:

1. Xuất dữ liệu…, nếu người đó xin bản sao, rồi gửi tệp cho họ qua kênh an toàn.
2. Xoá hội thoại….
3. Nếu người đó đã nghỉ việc, xóa tài khoản bằng Xoá… trong cùng menu. Khi xóa tài khoản, Genie chuyển kho tri thức và agent của họ cho người kế nhiệm nhưng không xóa hội thoại, vì vậy hãy xóa hội thoại trước. Xem Quản trị hệ thống.

Xuất dữ liệu của một người: lý do và thông báo

1. Bấm Xuất dữ liệu… trong menu ⋯ của người đó.
2. Ở ô Lý do xuất dữ liệu, ghi rõ lý do, từ 10 đến 500 ký tự. Ví dụ: "Yêu cầu của tòa án, công văn số 123 ngày 30/10" hoặc "Bàn giao khi nghỉ việc".
3. Bấm Xuất dữ liệu. Việc tải có thể mất vài phút; giữ hộp thoại mở cho tới khi xong.

Sau đó:

• Nhật ký kiểm toán hệ thống ghi Đã xuất dữ liệu cá nhân của người dùng kèm lý do, người xuất, số hội thoại, tin nhắn, mục bộ nhớ và việc người đó đã được báo hay chưa. Lý do hiện ngay trên dòng tóm tắt của mục nhật ký; phần chi tiết có reason, exported_by và notice.
• Người đó nhận một email bằng ngôn ngữ của họ, cho biết quản trị viên hệ thống đã xuất dữ liệu của họ, vào lúc nào và lý do bạn đã ghi. Email này vẫn được gửi kể cả khi họ đã tắt email thông báo.
• Nếu chưa thiết lập email gửi đi, việc xuất vẫn chạy, hộp thoại cảnh báo bạn trước khi bắt đầu, và mục nhật ký ghi rằng người đó chưa được báo (notice: not_sent). Khi đó hãy tự báo cho họ.

Trên trang Hồ sơ, mục Dữ liệu của bạn, thành viên được cho biết quản trị viên hệ thống có thể xuất dữ liệu của họ khi có yêu cầu pháp lý hoặc khi họ nghỉ việc, phải nêu lý do, và mỗi lần như vậy họ đều nhận email thông báo.

Email thông báo

Genie gửi một số loại email, mỗi email được viết bằng ngôn ngữ của người nhận (tiếng Anh hoặc tiếng Việt, theo ngôn ngữ họ dùng gần nhất trong Genie). Genie chưa gửi email nào cho đến khi quản trị viên hệ thống thiết lập email gửi đi.

Email	Ai nhận	Khi nào
Liên kết đặt lại mật khẩu	Địa chỉ email của tài khoản	Ai đó bấm Quên mật khẩu? ở trang đăng nhập. Tài khoản chỉ đăng nhập bằng Microsoft hoặc phương thức đăng nhập khác của công ty thì không nhận
Lời mời vào workspace	Địa chỉ được mời, dù đã có tài khoản Genie hay chưa	Chủ sở hữu mời qua email, hoặc bấm Gửi lại email mời (xem Thành viên và đăng nhập)
Nhắc rà soát tài liệu	Người phụ trách tài liệu	Sau lần rà soát hằng ngày, khi tài liệu họ phụ trách đến hạn rà soát hoặc đã hết hiệu lực. Một email liệt kê tất cả các tài liệu đó
Tài liệu chờ phê duyệt	Người phê duyệt của kho tri thức	Khi có tài liệu bắt đầu chờ phê duyệt, tối đa một email mỗi 15 phút cho mỗi kho tri thức
Kết quả phê duyệt	Người đã gửi tài liệu	Khi người phê duyệt duyệt hoặc từ chối, kèm góp ý
Quyền truy cập tạm thời đã hết	Người đã cấp quyền	Sau lần chạy hằng ngày gỡ tư cách thành viên, chia sẻ, quyền dùng agent hoặc phân quyền tài liệu đã hết hạn (xem Phân quyền tài liệu)
Dữ liệu của bạn đã được xuất	Chính người có dữ liệu	Quản trị viên hệ thống xuất dữ liệu của họ; email ghi thời điểm và lý do (xem Xuất dữ liệu của một người)
Email thử	Bất kỳ địa chỉ nào	Quản trị viên hệ thống gửi từ trang Email

Genie không gửi email về hạn mức: cảnh báo hạn mức hiện ngay trong chat (xem Hạn mức).

Mỗi người có thể tắt email thông báo ở Cài đặt → Hồ sơ → Email thông báo. Khi tắt, họ không nhận nhắc rà soát, email phê duyệt, email báo hết quyền và lời mời gửi tới tài khoản đã có; họ vẫn thấy lời mời trong Lời mời của tôi trên Genie. Email đặt lại mật khẩu, thông báo xuất dữ liệu và lời mời gửi tới địa chỉ chưa có tài khoản luôn được gửi. Tài khoản bị khóa không nhận email thông báo, trừ thông báo xuất dữ liệu.

Khi chưa thiết lập email gửi đi, trang đăng nhập không có liên kết Quên mật khẩu? và bạn chỉ mời được những người đã có tài khoản; họ chấp nhận lời mời ngay trong Genie.

Email gửi đi

Quản trị viên hệ thống thiết lập email gửi đi một lần cho toàn nền tảng, qua máy chủ thư của công ty (SMTP relay) hoặc qua Microsoft 365.

1. Mở Cài đặt → Email (trong nhóm Quản trị hệ thống).
2. Trong Gửi email bằng, chọn SMTP relay hoặc Microsoft 365 (Graph). Chọn Tắt để dừng mọi email.
3. Trong Địa chỉ Genie trong liên kết, nhập địa chỉ mọi người dùng để mở Genie, ví dụ https://genie.contoso.test. Bấm Dùng địa chỉ này để điền sẵn địa chỉ bạn đang dùng.
4. Điền các cài đặt tương ứng với lựa chọn của bạn (xem các bảng bên dưới).
5. Bấm Lưu.
6. Trong Gửi email thử, nhập địa chỉ của bạn rồi bấm Gửi email thử. Trong vòng một phút, trang sẽ báo đã gửi hoặc hiện lỗi của máy chủ thư.

Cài đặt	Tác dụng
Địa chỉ Genie trong liên kết	Liên kết đặt lại mật khẩu và liên kết mời trỏ về địa chỉ này. Hãy nhập đúng địa chỉ mọi người thực sự dùng, nếu không liên kết sẽ dẫn sai chỗ
Địa chỉ gửi, Tên người gửi	Người gửi hiển thị với người nhận (chỉ với SMTP; với Microsoft 365, email được gửi từ hộp thư người gửi)
Địa chỉ nhận trả lời (không bắt buộc)	Thư trả lời sẽ về địa chỉ này thay vì địa chỉ gửi, ví dụ hộp thư hỗ trợ IT

Với SMTP relay, hãy xin thông tin từ người quản lý máy chủ thư của công ty, hoặc liên hệ nhà cung cấp Genie của bạn:

Cài đặt	Tác dụng
Máy chủ SMTP, Cổng	Tên và cổng của máy chủ thư
Mã hoá	STARTTLS (cổng 587) hoặc TLS ngay từ đầu (cổng 465) mã hóa kết nối. Không mã hoá (chỉ cho relay nội bộ) dành cho relay nằm trong mạng công ty
Tên đăng nhập (không bắt buộc), Mật khẩu	Hộp thư Genie dùng để đăng nhập. Để trống tên đăng nhập nếu relay nhận thư từ Genie mà không cần đăng nhập

Với Microsoft 365 (Graph), trước tiên quản trị viên Microsoft 365 của bạn cần đăng ký một ứng dụng trong Microsoft Entra ID có quyền ứng dụng Mail.Send (đã được quản trị viên chấp thuận) và một client secret, rồi chọn hộp thư người gửi, ví dụ noreply@contoso.test. Sau đó, bạn điền:

Cài đặt	Tác dụng
ID thư mục (tenant), ID ứng dụng (client)	Xác định thư mục của công ty bạn và ứng dụng đã đăng ký
Client secret	Mã bí mật của ứng dụng. Email sẽ ngừng gửi được vào ngày mã này hết hạn, nên hãy ghi lại ngày đó và lưu mã mới trước ngày ấy
Hộp thư người gửi	Hộp thư Genie dùng để gửi
Lưu bản sao vào Thư đã gửi	Lưu mỗi email vào hộp thư người gửi

• Mật khẩu và client secret đã lưu không bao giờ hiển thị lại; ô nhập sẽ hiện Đã lưu; để trống để giữ nguyên.
• Quyền Mail.Send cho phép ứng dụng gửi thư từ bất kỳ hộp thư nào cho tới khi bị giới hạn. Hãy nhờ quản trị viên Microsoft 365 dùng application access policy của Exchange Online để giới hạn ứng dụng chỉ dùng hộp thư người gửi.
• Nếu nhà cung cấp Genie đã thiết lập email sẵn cho bạn, trang sẽ ghi rõ. Cài đặt bạn lưu ở đây được ưu tiên hơn cài đặt của họ.
• Nếu email thử cứ ở trạng thái đang chờ, hãy liên hệ nhà cung cấp Genie của bạn.
• Nếu email rơi vào thư rác, hãy nhờ quản trị viên email khai báo bản ghi SPF và DKIM cho tên miền của người gửi.
• Nhật ký kiểm toán hệ thống ghi mỗi thay đổi là Đã đổi cài đặt email và mỗi email thử là Đã gửi email thử.

Lưu ý

• Thời hạn lưu giữ chỉ áp dụng cho hội thoại. Tài liệu trong kho tri thức có người phụ trách, ngày rà soát và quy định hết hiệu lực riêng (xem Kho tri thức).
• Xóa theo thời hạn lưu giữ và xóa dữ liệu theo yêu cầu đều là vĩnh viễn. Không có cách nào lấy lại hội thoại đã bị xóa theo hai cách này.
• Bạn chỉ xuất và xóa được dữ liệu cá nhân khi đăng nhập vào Genie, không bao giờ qua khóa API.
• Thành viên xem được thời hạn lưu giữ của workspace ở trang Hồ sơ, nên hãy báo cho họ trước khi rút ngắn thời hạn mặc định hoặc thời hạn tối đa.
• Xóa hội thoại của một người không gỡ họ khỏi workspace và không khóa tài khoản của họ.
• Ở mức log thông thường (info), log máy chủ không chứa nội dung thành viên hỏi hay Genie trả lời, chỉ có độ dài và mã định danh. Nội dung chỉ xuất hiện khi nhà cung cấp Genie bật log debug để điều tra sự cố.
• Báo cáo sử dụng chỉ cho biết tổng mức sử dụng của mỗi người, không bao giờ cho biết họ đã dùng agent hay kho tri thức nào, vào ngày nào (xem Sử dụng & chi phí).

Trang liên quan

• Hội thoại: lịch sử, xóa hội thoại và mục Đã xóa gần đây, từ góc nhìn người dùng
• Bộ nhớ: những gì người dùng thấy trong Bộ nhớ của tôi
• Mức sử dụng, phân tích và nhật ký kiểm toán
• Thành viên và đăng nhập
• Quản trị hệ thống