Nguồn dữ liệu
Nguồn dữ liệu giúp kho tri thức luôn khớp với các hệ thống công ty bạn đang dùng: site SharePoint hay OneDrive, máy chủ tệp Windows, hộp thư dùng chung Exchange, kênh Microsoft Teams hoặc website. Thay vì tải tệp lên thủ công, bạn kết nối nguồn một lần. Genie nhập những gì bạn chọn, sau đó tự đồng bộ theo lịch: lấy nội dung mới, cập nhật nội dung đã sửa và bỏ nội dung đã xóa, nhờ đó mọi người luôn nhận câu trả lời từ bản mới nhất. Quản trị viên và Chủ sở hữu của workspace là người thêm và quản lý nguồn dữ liệu.
Thêm nguồn dữ liệu
Mỗi nguồn dữ liệu thuộc về một kho tri thức và đồng bộ vào kho đó. Hãy tạo kho tri thức trước (xem Kho tri thức), rồi:
- Mở Tri thức trên thanh bên và mở kho tri thức, ví dụ Nhân sự.
- Bấm tab Nguồn dữ liệu ở đầu trang kho tri thức. Phần cài đặt của kho sẽ mở sẵn ở mục Nguồn dữ liệu, trong nhóm Lưu trữ & dữ liệu. (Tab Cài đặt bên cạnh cũng mở cùng phần cài đặt này.)
- Bấm Thêm nguồn dữ liệu.
- Chọn loại: chọn hệ thống cần kết nối.
- Thông tin xác thực: đặt Tên cho nguồn và điền thông tin kết nối như mô tả ở các phần bên dưới. Bấm Kiểm tra kết nối, rồi Tiếp theo. Nếu bạn chưa kiểm tra, bấm Tiếp theo sẽ tự chạy bước kiểm tra.
- Tài nguyên: đánh dấu các site, thư viện, thư mục, hộp thư, thư mục chia sẻ hoặc kênh cần đồng bộ, rồi bấm Tiếp theo. Website không có bước Tài nguyên: trình thu thập luôn bắt đầu từ các địa chỉ bạn đã nhập.
- Chiến lược: chọn Lịch đồng bộ và các tùy chọn khác (xem Lịch và lịch sử đồng bộ), rồi bấm Tạo & đồng bộ ngay.
Lần đồng bộ đầu tiên chạy ngay. Nguồn dữ liệu hiển thị dưới dạng thẻ, cho biết loại, trạng thái, lịch và kết quả lần đồng bộ gần nhất. Muốn theo dõi một lần đồng bộ, mở menu ⋯ trên thẻ và chọn Nhật ký.
Hãy đặt tên dễ hiểu cho từng nguồn, chẳng hạn "SharePoint Contoso HR". Mọi tài liệu nhập từ nguồn đó đều được gắn thẻ mang tên này, nhờ vậy mọi người có thể lọc kho tri thức theo nguồn.
Ngoài các nguồn trong bài này, danh sách loại nguồn còn có Confluence, Notion, GitLab, Seafile và nguồn cấp RSS / Atom; bạn thêm chúng theo cùng các bước. Xem Power BI ở bài Cơ sở dữ liệu và Power BI.
SharePoint và OneDrive
SharePoint / OneDrive đồng bộ các thư viện tài liệu của site SharePoint Online, hoặc OneDrive for Business của một người.
Quản trị viên Microsoft 365 cần chuẩn bị gì
Genie đọc SharePoint dưới danh nghĩa một ứng dụng đăng ký trong Microsoft Entra ID của công ty, chứ không phải dưới danh nghĩa một người dùng. Quản trị viên Microsoft 365 có quyền cấp admin consent (ví dụ Global Administrator) chỉ cần thiết lập một lần:
- Trong Microsoft Entra admin center, mở App registrations → New registration. Đặt tên, ví dụ
Genie connector, chọn Accounts in this organizational directory only (single tenant), để trống redirect URI rồi đăng ký. - Trên trang Overview của ứng dụng, sao chép Directory (tenant) ID và Application (client) ID.
- Trong Certificates & secrets, tạo một client secret và sao chép ngay cột Value. Giá trị này chỉ hiển thị một lần; lưu ý Secret ID không phải là secret. Ghi lại ngày hết hạn: khi secret hết hạn, mọi lần đồng bộ đều dừng cho tới khi bạn nhập secret mới vào Genie.
- Trong API permissions → Add a permission → Microsoft Graph → Application permissions, thêm quyền theo một trong hai cách:
- Sites.Read.All và Files.Read.All: ứng dụng đọc được mọi site và mọi OneDrive. Đây là cách đơn giản nhất, và bắt buộc nếu muốn đồng bộ OneDrive.
- Sites.Selected: ứng dụng chỉ đọc được các site được cấp riêng. Sau khi cấp admin consent, hãy cấp quyền đọc cho từng site, ví dụ bằng PnP PowerShell:
Grant-PnPAzureADAppSitePermission -AppId <client-id> -DisplayName "Genie connector" -Site https://contoso.sharepoint.com/sites/HR -Permissions Read.
- Nếu muốn Genie giữ quyền của SharePoint trên các tệp đã đồng bộ (xem Giữ quyền từ nguồn), hãy thêm GroupMember.Read.All và cấp cho ứng dụng toàn quyền trên các site: Sites.FullControl.All, hoặc
-Permissions FullControlthay choReadkhi dùng Sites.Selected. Nếu chỉ có quyền đọc, Microsoft có thể chỉ trả về một phần quyền của tệp, và những người bị bỏ sót sẽ không thấy tệp trong Genie. - Bấm Grant admin consent. Mọi quyền phải hiển thị trạng thái đã cấp.
Sau đó, quản trị viên gửi cho bạn tenant ID, client ID và giá trị secret qua một kênh an toàn. Genie chỉ hỗ trợ Microsoft 365 bản toàn cầu, chưa hỗ trợ các cloud quốc gia như GCC High hay DoD.
Kết nối một site SharePoint
Ví dụ: Lê Minh kết nối site SharePoint "Contoso HR" vào kho tri thức Nhân sự.
- Trong kho Nhân sự, chọn Nguồn dữ liệu → Thêm nguồn dữ liệu → SharePoint / OneDrive.
- Điền ID thư mục (tenant) (hoặc tên miền như
contoso.onmicrosoft.com), ID ứng dụng (client) và Giá trị client secret. Nếu một nguồn SharePoint, Exchange hoặc Teams khác trong workspace đã dùng cùng ứng dụng, danh sách Ứng dụng Entra ID sẽ xuất hiện: chọn Dùng lại ứng dụng của "…" để sao chép thông tin xác thực mà không phải nhập lại secret. - Trong Phạm vi đồng bộ, giữ Nguồn là Site SharePoint và nhập
https://contoso.sharepoint.com/sites/HRvào URL site. Mỗi dòng một site; bạn cũng có thể dán liên kết tới một trang hoặc thư viện bên trong site. Muốn đồng bộ OneDrive của một người, chọn OneDrive của một người dùng và nhập địa chỉ đăng nhập của họ vào Người dùng. - Bấm Tiếp theo. Genie kiểm tra thông tin xác thực của ứng dụng.
- Trong Tài nguyên, đánh dấu cả site, từng thư viện tài liệu hoặc từng thư mục. Nếu chọn một site, Genie lấy mọi thư viện của site, kể cả thư viện tạo sau này; muốn bỏ qua các thư viện như Site Assets, hãy chọn từng thư viện. Nếu chọn một thư mục, Genie lấy mọi thứ bên trong thư mục đó.
- Trong Chiến lược, chọn lịch đồng bộ. Nếu tài liệu nhân sự chỉ dành cho những người mở được chúng trên SharePoint, hãy bật Mang quyền từ nguồn. Bấm Tạo & đồng bộ ngay.
website-docs/public/screenshots/vi/data-source-sharepoint.pngTệp đã đồng bộ nằm trong các thư mục mang tên site, thư viện và đường dẫn thư mục trên SharePoint. Tệp được đổi tên hoặc di chuyển bên trong phạm vi đã chọn sẽ được cập nhật, không bị nhân đôi. Genie bỏ qua những tệp không đọc được (tệp nén, chương trình, sổ OneNote), còn tệp vượt giới hạn tải lên của kho tri thức được ghi là thất bại trong lịch sử đồng bộ.
Khi kiểm tra kết nối thất bại
| Thông báo | Cách xử lý |
|---|---|
AADSTS7000215 | Secret sai. Hãy sao chép cột Value của secret, không phải Secret ID. |
AADSTS7000222 | Secret đã hết hạn. Tạo secret mới trong Entra ID, rồi sửa nguồn dữ liệu và bấm Thay thế ở phần thông tin xác thực. |
AADSTS700016 hoặc AADSTS90002 | Client ID hoặc tenant ID sai. |
| Không tìm thấy site SharePoint | Kiểm tra lại URL. Nếu dùng Sites.Selected, hãy cấp quyền cho ứng dụng trên site đó. |
| Microsoft Graph từ chối truy cập (HTTP 403) | Thiếu admin consent, hoặc site chưa được cấp quyền theo Sites.Selected. |
| Không tìm thấy OneDrive của người dùng | Người dùng không tồn tại, hoặc chưa từng mở OneDrive nên OneDrive chưa được tạo. |
Máy chủ tệp Windows
Máy chủ tệp Windows (SMB) đồng bộ các thư mục trên máy chủ tệp Windows, NAS hoặc thư mục chia sẻ Samba vào kho tri thức. Contoso đồng bộ \\files.contoso.test\Operations vào kho tri thức Vận hành.
Trước khi bắt đầu
- Tài khoản dịch vụ chỉ có quyền đọc. Trong Active Directory, hãy tạo một tài khoản như
CONTOSO\svc-genievới mật khẩu không hết hạn. Cấp cho tài khoản này quyền đọc các thư mục cần đồng bộ, ở cả cấp thư mục chia sẻ lẫn quyền NTFS. Chỉ cần quyền đọc, kể cả khi Genie đọc quyền NTFS. - Kết nối mạng. Genie tự kết nối tới máy chủ tệp qua SMB (cổng 445; nếu dùng Kerberos thì thêm bộ điều khiển miền ở cổng 88). Vì nhà cung cấp vận hành Genie cho bạn, hãy liên hệ nhà cung cấp Genie để nối Genie vào mạng công ty và cho phép
files.contoso.test. Quản trị viên hệ thống cũng có thể thêm máy chủ vào Danh sách cho phép chống SSRF (xem Mạng và chống virus). Khi chưa làm xong cả hai việc này, bước kiểm tra kết nối sẽ thất bại. - Chỉ khi cần giữ quyền NTFS: phải thiết lập đăng nhập bằng Active Directory. Genie dùng thư mục người dùng này để ánh xạ các tài khoản và nhóm Windows ghi trên từng tệp sang người dùng trong Genie.
Kết nối máy chủ tệp
- Trong kho tri thức Vận hành, chọn Nguồn dữ liệu → Thêm nguồn dữ liệu → Máy chủ tệp Windows (SMB).
- Trong Máy chủ tệp, nhập Máy chủ là
files.contoso.test(chỉ tên máy chủ, không kèm thư mục chia sẻ hay thư mục con) và giữ Cổng 445. - Ở Cách đăng nhập, giữ NTLM. Chỉ chọn Kerberos khi máy chủ không chấp nhận NTLM, rồi điền Realm và KDC (bộ điều khiển miền).
- Ở Tên thư mục chia sẻ, nhập
Operations. Mục này không bắt buộc: nếu để trống, Genie liệt kê mọi thư mục chia sẻ mà tài khoản thấy được; hãy điền mục này khi tài khoản không có quyền liệt kê. - Nhập Tài khoản dịch vụ
CONTOSO\svc-genievà Mật khẩu. Miền (domain) không bắt buộc khi tên tài khoản đã có miền. - Nếu cần, thu hẹp phạm vi nhập trong Tệp cần nhập: Chỉ đường dẫn khớp, Bỏ qua đường dẫn khớp (ví dụ
**/Archive/**), Loại tệp và Tệp lớn nhất (mặc định 50 MB). Tùy chọn Bỏ qua tệp ẩn và tệp hệ thống được bật sẵn. - Bấm Tiếp theo. Genie đăng nhập và hiển thị Máy chủ tệp chứa gì: số thư mục, số tệp, số tệp và dung lượng (MB) sẽ được nhập, cùng những gì bộ lọc đã loại ra.
- Trong Tài nguyên, đánh dấu các thư mục chia sẻ hoặc thư mục, rồi hoàn tất bước Chiến lược như mọi nguồn khác.
Mỗi lần đồng bộ, Genie liệt kê các thư mục đã chọn và chỉ đọc những tệp đã đổi kích thước hoặc thời điểm sửa. Với tệp đã sửa, tài liệu tương ứng được giữ nguyên và có thêm một phiên bản mới. Tệp đang mở và bị khóa (ví dụ trong Excel) sẽ được thử lại ở lần đồng bộ sau. Nếu một thư mục chia sẻ hoặc thư mục đã chọn không còn tồn tại, lần đồng bộ dừng lại trước khi xóa bất cứ thứ gì; nếu tài khoản dịch vụ không còn quyền liệt kê một thư mục, các tệp đã nhập từ thư mục đó được giữ nguyên và lịch sử đồng bộ sẽ báo lại.
Giới hạn: Genie không phân giải DFS namespace, nên hãy nhập máy chủ thực sự chứa thư mục chia sẻ. Mỗi nguồn dữ liệu chứa tối đa 200.000 tệp và 64 cấp thư mục. Genie không đọc quyền ở cấp thư mục chia sẻ: hãy mở thư mục chia sẻ cho những người liên quan và kiểm soát truy cập bằng quyền NTFS.
Hộp thư dùng chung Exchange
Hộp thư Exchange Online đồng bộ thư của các hộp thư dùng chung, ví dụ hộp thư tiếp nhận yêu cầu nhân sự hr-requests@contoso.test, vào kho tri thức. Mỗi email thành một tài liệu, mỗi tệp đính kèm thành một tài liệu riêng nằm cạnh email đó.
Giới hạn ứng dụng trước lần đồng bộ đầu tiên
Quyền Microsoft Graph mà Genie cần, Mail.Read, cho phép ứng dụng đọc mọi hộp thư trong tổ chức, kể cả hộp thư của lãnh đạo và phòng nhân sự. Trước khi nhập thông tin xác thực vào Genie, hãy giới hạn quyền này vào đúng các hộp thư dùng chung cần lập chỉ mục.
Quyền trên hộp thư không mang sang Genie được: ai đọc được kho tri thức thì đọc được mọi email và tệp đính kèm đã đồng bộ. Hãy dành cho mỗi hộp thư một kho tri thức riêng, ví dụ "Hộp thư nhân sự", và chỉ chia sẻ kho đó cho nhóm phụ trách hộp thư.
Quản trị viên Microsoft 365 cần chuẩn bị gì
- Đăng ký một ứng dụng trong Entra ID như với SharePoint, hoặc dùng lại ứng dụng đó.
- Thêm quyền ứng dụng Mail.Read và cấp admin consent. Mail.ReadBasic.All không đủ: quyền này không đọc được nội dung thư và tệp đính kèm.
- Quản trị viên Exchange giới hạn ứng dụng vào các hộp thư đã chọn bằng Application Access Policy của Exchange Online (
New-ApplicationAccessPolicy) hoặc bằng RBAC for Applications. Genie soạn sẵn lệnh cho bạn: trong hộp thoại nguồn dữ liệu, nhập các hộp thư rồi bấm Xem lệnh PowerShell. Chính sách mới có thể mất tới một giờ để có hiệu lực.
Kết nối hộp thư
- Chọn Thêm nguồn dữ liệu → Hộp thư Exchange Online.
- Nhập thông tin xác thực của ứng dụng, hoặc dùng lại một ứng dụng như với SharePoint.
- Ở Hộp thư dùng chung, nhập các địa chỉ, mỗi dòng một địa chỉ (tối đa 20).
- Trong Bộ lọc, chọn thư cần lấy: Nhận từ ngày, Chỉ lấy thư từ các tên miền, Bỏ qua tên miền người gửi và Từ khóa trong tiêu đề. Bỏ qua thư tự động (thư trả lời vắng mặt, báo lỗi gửi thư, bản tin) và Cắt phần trích dẫn trong thư trả lời được bật sẵn.
- Trong Tệp đính kèm, giữ Đồng bộ tệp đính kèm ở trạng thái bật, và điều chỉnh Loại tệp đính kèm cùng Dung lượng tối đa mỗi tệp (mặc định 20 MB). Tùy chọn Lấy cả ảnh nhúng trong thư mặc định tắt, nên Genie bỏ qua logo trong chữ ký.
- Bấm Kiểm tra kết nối. Mục Hộp thư truy cập được liệt kê các thư mục của từng hộp thư kèm số thư, và nêu tên những hộp thư Genie không đọc được (không tìm thấy, hoặc bị chính sách truy cập loại ra).
- Trong Tài nguyên, chọn các thư mục. Hộp thư đến (Inbox) của mỗi hộp thư được chọn sẵn; nếu chọn một thư mục, Genie lấy cả thư mục con; nếu chọn cả hộp thư, Genie lấy mọi thư mục trừ Deleted Items, Junk Email, Drafts, Outbox và vài thư mục hệ thống.
- Trong Chiến lược, giữ Tăng dần và để Đồng bộ thao tác xóa (xóa tri thức khi bị xóa ở nguồn) ở trạng thái bật, để thư bị xóa hoặc bị chuyển đi cũng được gỡ khỏi kho tri thức.
Nếu sau này bạn đổi bộ lọc, thay đổi có hiệu lực ở lần đồng bộ tiếp theo: thư không còn khớp bị gỡ, thư mới khớp được thêm vào. Genie không nhập thư nháp, thư mã hóa (S/MIME), mục Outlook đính kèm và tệp đính kèm dạng liên kết đám mây (OneDrive hoặc SharePoint).
Muốn ngừng lập chỉ mục một hộp thư, hãy xóa hộp thư đó khỏi Hộp thư dùng chung rồi lưu; thư của hộp thư đó sẽ được gỡ khỏi kho tri thức ở lần đồng bộ sau. Chỉ sau bước này mới gỡ hộp thư khỏi chính sách truy cập.
Tệp trong Microsoft Teams
Microsoft Teams đồng bộ các tệp trong kênh Teams, tức những tệp mọi người thấy ở tab Tệp (Files) của kênh, và có thể kèm các cuộc trò chuyện trong kênh.
Quản trị viên Microsoft 365 thêm các quyền ứng dụng sau cho ứng dụng Genie (có thể dùng lại ứng dụng của SharePoint hoặc Exchange) rồi cấp admin consent:
| Quyền | Dùng để |
|---|---|
| Team.ReadBasic.All và Channel.ReadBasic.All | Liệt kê nhóm và kênh, kể cả kênh riêng tư và kênh chia sẻ |
| Files.Read.All (hoặc Sites.Read.All) | Tệp trong kênh |
| ChannelMessage.Read.All | Cuộc trò chuyện trong kênh. Microsoft phải duyệt ứng dụng của bạn cho quyền này; trong lúc chờ, tệp vẫn được đồng bộ |
| GroupMember.Read.All và ChannelMember.Read.All | Chỉ cần khi giữ quyền của kênh (xem Giữ quyền từ nguồn) |
Để kết nối Teams:
- Chọn Thêm nguồn dữ liệu → Microsoft Teams, rồi nhập hoặc dùng lại thông tin xác thực của ứng dụng.
- Ở Đồng bộ những gì, giữ Tệp trong kênh. Thêm Tin nhắn trong kênh nếu muốn tìm được cả các cuộc trò chuyện, và ở Lịch sử tin nhắn, chọn khoảng thời gian mà lần đồng bộ đầu tiên sẽ đọc ngược lại.
- Trong Tài nguyên, đánh dấu các nhóm hoặc từng kênh. Nếu chọn một nhóm, Genie lấy mọi kênh của nhóm, kể cả kênh tạo sau này. Kênh riêng tư có biểu tượng ổ khóa.
- Hoàn tất bước Chiến lược; bạn có thể bật Mang quyền từ nguồn tại đây.
Tệp trong kênh được đồng bộ như một thư mục SharePoint. Mỗi cuộc trò chuyện trở thành một tài liệu, kèm các phản hồi. Genie không đồng bộ trò chuyện ngoài kênh (trò chuyện riêng, trò chuyện nhóm và trò chuyện trong cuộc họp).
Website
Website thu thập một website vào kho tri thức: trang sản phẩm công khai, cổng thông tin nhà cung cấp hoặc intranet của công ty. Trình thu thập bắt đầu từ sitemap và trang bắt đầu, chỉ thu thập trong phạm vi bạn đặt và tuân theo robots.txt của website.
Để thêm website:
- Chọn Thêm nguồn dữ liệu → Website.
- Trong Điểm bắt đầu, nhập URL sitemap (ví dụ
https://www.contoso.test/sitemap.xml) và/hoặc Trang bắt đầu, mỗi dòng một địa chỉ. Genie đọc mọi trang trong sitemap thuộc phạm vi; với trang bắt đầu, Genie còn lần theo các liên kết tới độ sâu đã đặt. - Điều chỉnh các tùy chọn trong bảng bên dưới. Với website cần một header đăng nhập cố định, thêm header đó vào Header của yêu cầu.
- Bấm Tiếp theo. Genie hiển thị Những gì trình thu thập truy cập được: các quy tắc trong
robots.txt, số trang mỗi sitemap liệt kê và số trang thuộc phạm vi, cùng các liên kết tìm thấy trên từng trang bắt đầu. - Chọn lịch (mặc định mỗi 6 giờ) rồi bấm Tạo & đồng bộ ngay.
| Cài đặt | Mặc định | Tác dụng |
|---|---|---|
| Trang được thu thập | Toàn bộ website | Toàn bộ website chỉ thu thập trong tên miền của các điểm bắt đầu. Chỉ trong thư mục của trang bắt đầu chỉ lấy các trang nằm dưới thư mục đó, ví dụ /san-pham/. |
| Độ sâu liên kết | 2 | Số lần nhấp tối đa tính từ trang bắt đầu. 0 nghĩa là chỉ đọc chính các trang bắt đầu. |
| Số trang tối đa | 500 | Tổng số trang và tài liệu mỗi lần thu thập, ưu tiên trang gần trang bắt đầu. Trang vượt giới hạn sẽ bị gỡ khỏi kho tri thức. |
| Chỉ lấy URL khớp với, Bỏ qua URL khớp với | Trống | Mỗi dòng một mẫu, ví dụ /tin-tuc/* hoặc /tag/*. Mẫu loại trừ được ưu tiên. |
| Bỏ qua tham số truy vấn | Tắt | Coi /trang?a=1 và /trang?a=2 là một trang. |
| Tuân thủ robots.txt | Bật | Bỏ qua các trang website không cho trình thu thập truy cập. Chỉ tắt với website do chính công ty bạn sở hữu. |
| Khoảng nghỉ giữa các yêu cầu, Số yêu cầu song song | 1 giây, 2 | Giảm tải cho website. |
| Tải các tài liệu được liên kết | Tắt | Tệp PDF, Word, Excel, PowerPoint được liên kết từ các trang đã thu thập cũng được nhập thành tài liệu. |
| Dung lượng tài liệu tối đa | 20 MB | Tài liệu lớn hơn bị bỏ qua. |
Muốn thu thập intranet như https://intranet.contoso.test/, quản trị viên hệ thống phải cho phép tên máy đó trước (xem Mạng và chống virus), và nhà cung cấp Genie phải giúp Genie kết nối được tới máy đó. Genie không thu thập được trang chỉ hiển thị nội dung nhờ JavaScript và trang nằm sau biểu mẫu đăng nhập.
Khi một trang thay đổi, nội dung mới sẽ thay thế tài liệu tương ứng; tài liệu giữ nguyên thẻ và có thêm phiên bản mới. Trang trả về "không tìm thấy" bị gỡ ngay; trang mà trình thu thập không còn tìm tới chỉ bị gỡ sau một lần thu thập hoàn tất không có lỗi.
Lịch và lịch sử đồng bộ
Tùy chọn đồng bộ
Bước Chiến lược của mọi nguồn dữ liệu có các tùy chọn sau. Muốn đổi sau này, mở menu ⋯ trên thẻ và chọn Sửa.
| Cài đặt | Tác dụng |
|---|---|
| Lịch đồng bộ | Mỗi 30 phút, Mỗi giờ, Mỗi 6 giờ (mặc định), Mỗi 12 giờ hoặc Hằng ngày. |
| Chế độ đồng bộ | Tăng dần (mặc định) chỉ nhập những gì thay đổi từ lần đồng bộ trước. Toàn bộ đọc lại mọi thứ ở mỗi lần chạy; hãy giữ Tăng dần. |
| Chiến lược xử lý xung đột | Giữ giá trị mặc định Ghi đè. |
| Đồng bộ thao tác xóa (xóa tri thức khi bị xóa ở nguồn) | Bật sẵn: nội dung bị xóa ở nguồn, hoặc bị chuyển ra ngoài phạm vi đã chọn, sẽ được gỡ khỏi kho tri thức ở lần đồng bộ sau. Khi tắt: nội dung được giữ lại cho tới khi bạn tự xóa. |
| Mang quyền từ nguồn | Chỉ hiển thị với các nguồn giữ được quyền. Xem Giữ quyền từ nguồn. |
Chạy, tạm dừng và xóa
Menu ⋯ trên thẻ nguồn dữ liệu có các mục sau:
- Đồng bộ ngay: đồng bộ ngay lập tức, kể cả khi nguồn đang tạm dừng. Khi bạn lưu thay đổi qua Sửa, Genie không tự bắt đầu đồng bộ, nên hãy chọn Đồng bộ ngay sau đó để áp dụng.
- Nhật ký: lịch sử đồng bộ, xem bên dưới.
- Webhook: cập nhật nhanh hơn, xem Cập nhật nhanh hơn bằng webhook.
- Tạm dừng và Tiếp tục: dừng và chạy lại các lần đồng bộ theo lịch.
- Xóa: xóa nguồn dữ liệu. Tài liệu đã đồng bộ từ nguồn vẫn ở lại trong kho tri thức; hãy xóa chúng trong kho nếu không cần nữa.
Mỗi nguồn dữ liệu chỉ chạy một lần đồng bộ tại một thời điểm.
Lịch sử đồng bộ
Nhật ký mở ra Lịch sử đồng bộ, gồm số Lượt chạy, số lần thành công và thất bại, số Mục đã xử lý, và danh sách từng lượt chạy với thời điểm bắt đầu, kết thúc và số tài liệu đã thêm, cập nhật, xóa, bỏ qua hoặc thất bại. Mở một lượt chạy để xem Tài liệu thất bại cùng lý do của từng tài liệu.
| Trạng thái lượt chạy | Ý nghĩa |
|---|---|
| Thành công | Mọi thứ trong phạm vi đã được xử lý. |
| Một phần | Một số tài liệu thất bại (quá lớn, không đọc được, bị trình quét virus từ chối); phần còn lại đã được nhập. Tài liệu thất bại sẽ được thử lại ở lần đồng bộ sau. |
| Thất bại | Không đồng bộ được, ví dụ vì thông tin xác thực bị từ chối hoặc một thư mục đã chọn không còn tồn tại. |
| Đã hủy | Một lần đồng bộ khác của cùng nguồn dữ liệu vẫn đang chạy. Không cần xử lý gì. |
Thẻ nguồn dữ liệu hiển thị trạng thái: Đã kết nối, Đã tạm dừng hoặc Lỗi, kèm thông báo lỗi. Khi nguồn dữ liệu đang ở trạng thái Lỗi, Genie bỏ qua các lần đồng bộ theo lịch. Hãy khắc phục nguyên nhân (secret hết hạn, thư mục đã bị xóa, quyền bị thu hồi), rồi chọn Đồng bộ ngay. Khi đồng bộ thành công, trạng thái trở lại Đã kết nối.
Nội dung bị xóa và thay đổi
- Khi Đồng bộ thao tác xóa (xóa tri thức khi bị xóa ở nguồn) đang bật, tệp, email hoặc trang bị xóa ở nguồn, hoặc bị chuyển ra ngoài phạm vi đã chọn, sẽ bị gỡ khỏi kho tri thức ở lần đồng bộ sau.
- Genie không xóa dựa trên thông tin chưa đầy đủ: nếu một site, thư viện, thư mục, thư mục chia sẻ hoặc hộp thư đã chọn không đọc được hoặc không còn tồn tại, lần đồng bộ thất bại và không xóa gì. Hãy cập nhật phạm vi đã chọn rồi đồng bộ lại.
- Khi một tệp thay đổi ở nguồn, tệp mới sẽ thay thế tài liệu tương ứng ở lần đồng bộ sau. Với máy chủ tệp, hộp thư, website và cuộc trò chuyện Teams, tài liệu giữ nguyên thẻ và trích dẫn, đồng thời có thêm phiên bản mới.
Cập nhật nhanh hơn bằng webhook
Lịch đồng bộ chỉ kiểm tra nguồn vào những thời điểm cố định, nên một thay đổi có thể phải chờ hết một chu kỳ mới tới được Genie. Webhook cho phép nguồn báo cho Genie ngay khi có thay đổi, và kho tri thức được cập nhật trong khoảng một phút.
- Thông báo thay đổi từ Microsoft 365 dùng được cho nguồn SharePoint / OneDrive và Exchange. Microsoft 365 báo cho Genie khi một tệp hoặc một email thay đổi.
- URL webhook cho phép bất kỳ hệ thống nào khác gọi tới, ví dụ hệ thống quản lý nội dung của intranet ngay sau khi đăng một trang.
Để thiết lập:
- Mở menu ⋯ trên thẻ nguồn dữ liệu và chọn Webhook.
- Bật công tắc Bật webhook.
- Với SharePoint / OneDrive hoặc Exchange, bật Đồng bộ khi Microsoft 365 báo có thay đổi. Genie đăng ký nhận thay đổi bằng chính các quyền sẵn có của ứng dụng và tự gia hạn đăng ký; bảng liệt kê từng đăng ký kèm ngày hết hạn và lỗi từ Microsoft Graph nếu có. Tính năng này chỉ hoạt động khi Genie truy cập được từ internet qua HTTPS: hãy hỏi nhà cung cấp Genie.
- Với hệ thống khác, chọn Cách xác thực: Chữ ký HMAC (khuyên dùng) hoặc Token trong header (cho công cụ chỉ gửi được một header cố định). Nếu cần, đặt Chờ trước khi đồng bộ (mặc định 60 giây; các lệnh gọi trong khoảng này được gộp thành một lần đồng bộ) và Địa chỉ được phép (các địa chỉ IP được phép gọi).
- Bấm Lưu. Sao chép Khoá bí mật (chỉ hiển thị một lần) và gửi kèm URL webhook cho nhóm phụ trách thiết lập hệ thống gọi tới; Ví dụ lệnh gọi minh họa một lệnh gọi mẫu. Bấm Đổi khoá bí mật để tạo khóa mới; khóa cũ ngừng hoạt động ngay.
Mỗi lệnh gọi kích hoạt một lần đồng bộ tăng dần bình thường cho toàn bộ nguồn dữ liệu. Nguồn đang tạm dừng sẽ bỏ qua lệnh gọi. Webhook không chịu giới hạn mạng của workspace, nên hãy dùng Địa chỉ được phép để giới hạn những ai được gọi. Mục Hoạt động cho biết Lần gọi gần nhất, Lần xếp lịch đồng bộ gần nhất và Số lần đã xếp lịch đồng bộ.
Giữ quyền từ nguồn
Mặc định, ai đọc được kho tri thức cũng đọc được mọi tài liệu đã đồng bộ, bất kể ở nguồn họ có mở được hay không. Với SharePoint / OneDrive, Microsoft Teams, máy chủ tệp Windows, Confluence và Power BI, hãy bật Mang quyền từ nguồn ở bước Chiến lược: khi đó, mỗi tài liệu chỉ hiển thị với những người và nhóm có quyền mở tài liệu đó ở nguồn. Genie ghép những người và nhóm này với tài khoản Genie theo Microsoft Entra ID hoặc email, và kiểm tra lại ở mỗi lần đồng bộ. Người chưa có tài khoản Genie bị loại ra và được liệt kê trong lịch sử đồng bộ, còn thẻ nguồn dữ liệu hiển thị Đang mang quyền từ nguồn. Quyền trên hộp thư không mang sang được, nên hãy để mỗi hộp thư dùng chung trong một kho tri thức riêng. Xem Phân quyền tài liệu để biết về nhóm SharePoint, các quy tắc bạn tự đặt thêm và mỗi người sẽ thấy gì.
Lưu ý
- Quản trị viên và Chủ sở hữu được thêm, sửa, đồng bộ và xóa nguồn dữ liệu. Người tạo kho tri thức xem được các nguồn dữ liệu của kho và lịch sử đồng bộ nhưng không thay đổi được.
- Nguồn dữ liệu chỉ có ở kho tri thức dựa trên tài liệu, không có ở kho hỏi đáp FAQ, và chỉ thêm được sau khi đã tạo kho tri thức.
- Thông tin xác thực đã lưu không bao giờ hiển thị lại. Muốn đổi, hãy sửa nguồn dữ liệu và bấm Thay thế. Khi dùng lại ứng dụng, Genie sao chép thông tin xác thực chứ không liên kết: sau khi gia hạn client secret, hãy cập nhật mọi nguồn dữ liệu đang dùng ứng dụng đó.
- Tài liệu đồng bộ không phải chờ duyệt, trừ khi kho tri thức bật Yêu cầu duyệt cả tài liệu đồng bộ (xem Kho tri thức).
- Tệp do nguồn dữ liệu nhập vào chỉ được quét virus khi quản trị viên hệ thống bật tùy chọn này (xem Mạng và chống virus).
- Giới hạn dung lượng tải lên của kho tri thức cũng áp dụng cho tệp đồng bộ. Muốn đổi giới hạn này, hãy liên hệ nhà cung cấp Genie.
- Các nguồn Microsoft 365 chỉ hoạt động với Microsoft 365 bản toàn cầu.